Propósito
La intervención, tanto en consultoría como en capacitación en la empresa, depende del análisis de las necesidades reales así como de la condición integral de la organización. La comprensión de esta situación se logra mediante del desarrollo del Diagnóstico Empresarial.
Método
El diagnóstico se ejecuta mediante entrevistas de los consultores con los funcionarios de las gerencias y departamentos y las áreas en general, de acuerdo a un rol a establecer con un
representante de la empresa. El representante, nombrado formalmente por la compañía para el diagnóstico, deberá participar en todas las sesiones de trabajo.
Estas entrevistas permitirán la revisión de información pertinente a las áreas y la identificación de las necesidades primordiales de mejoramiento de la organización. Asimismo permitirán definir
el estilo de dirección predominante así como la cultura organizacional, de manera de proponer la estrategia adecuada para contar con el apoyo decidido del recurso humano.
El diagnóstico incluirá visitas en detalle a las dependencias (administrativas y de operaciones) y la revisión de data (incluyendo resultados técnicos de operaciones, estados financieros y
costos) que permitan luego proponer las oportunidades de mejoramiento. Cuando resulte conveniente para el análisis podrá incluir visitas a clientes o proveedores claves de la empresa, incluyendo
las localidades donde la empresa posea instalaciones operativas o sucursales.
El tiempo estimado para el diagnóstico se definirá luego de algunas reuniones preliminares de planificación, y deberá ajustarse al desarrollo del mismo. Todo esto dentro de un cronograma fijado por acuerdo entre las partes, la empresa consultora y el representante de la empresa.
Reporte del Diagnóstico
El consultor líder presentará a la empresa un reporte del diagnóstico realizado. El plazo de entrega será definido basándose en la amplitud de la intervención solicitada. El reporte será entregado en una sola copia al solicitante del diagnóstico, quien deberá definir las personas que tendrán acceso al mismo.
Luego de su estudio y discusión interna, se programará una sesión del equipo consultor con los representantes que la empresa designe, para afinar los conceptos que pudieran ser discrepantes. Luego de esta sesión, y de ser necesario, se emitirá el documento final de trabajo para el proceso de implantación.
El reporte del diagnóstico incluirá:
- Una definición de los principales problemas de gestión de la empresa con propuestas de mejora.
- Un análisis de los procesos de la empresa, tanto los estratégicos como los de soporte.
- Una propuesta de organización con definición de las principales responsabilidades funcionales.
- Una propuesta de organización paralela para manejar los procesos de implementación.
- Un programa de contingencia (corto plazo) para resolver los problemas críticos y lograr beneficios inmediatos que superen los costos de consultoría.
- Un programa de mediano plazo definiendo las estrategias planteadas para la mejora.
Representante de la Empresa
La empresa nombrará para el desarrollo del diagnóstico a un representante. Esta persona deberá estar presente en todas las sesiones de trabajo con el o los consultores y tendrá algunas responsabilidades específicas:
- Programar las entrevistas con el o los consultores.
- Coordinar las entrevistas programadas con las diferentes áreas.
- Participar como observador en todas las entrevistas del consultor, así como en la visitas a las áreas de operaciones.
- Proveer al consultor la información que no se encuentre disponible durante las entrevistas en las distintas dependencias.
- Informar regularmente a la Gerencia General (o función solicitante del diagnóstico) sobre la marcha del proceso, de manera que algunas de las oportunidades de mejora puedan ser implementadas inmediatamente.
El representante deberá ser un profesional de nivel ejecutivo, con conocimiento integral del negocio, que tenga aceptación en todas las áreas y cuya imagen favorezca la comunicación libre de ideas, de manera de facilitar la identificación de las oportunidades de mejora. Para su selección debe tomarse en cuenta también su potencial de participación en la futura implementación de las mejoras, dado que tendrá, luego del diagnóstico, aún mayor comprensión de la problemática integral de la empresa.